IIS MIS - Registratúra

A.V.I.S. - International Software Distribution & Servis, s.r.o.

 

Elektronická registratúra zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu organizácie s ďalšími inštitúciami a klientmi. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Umožňuje elektronické podania prostredníctvom web-stránok, e-mailov a inteligentných e-formulárov s platnou právnou relevanciou a automatizovaným prijatím podania. Napĺňa podmienky pre bezpečnostné štandardy podľa platnej legislatívy.


Správa registratúry poskytuje prostredie pre komplexný výkon štandardnej správy registratúry a súvisiace spracovávanie a obeh dokumentov. Rieši komplexnú problematiku procesov súvisiacich s legislatívnymi normami upravujúcimi archívnictvo a správu registratúry, spravuje a riadi dokumenty počas celého ich životného cyklu v organizácii (registratúrne záznamy, spisy, podateľňa, registratúrne stredisko, archív, ...). Softvérové riešenie rešpektuje všetky legislatívne normy upravujúce archívnictvo a správu registratúry a je certifikované posudkom Odboru archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR. Systém má aj certifikát o posúdení na zhodu s požiadavkami Výnosu MV SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.

Riešenie je univerzálne použiteľné pre štátny a verejný sektor, samosprávy, privátne a ďalšie organizácie. Riešenie podporuje integrované aplikovanie eGOV služieb.

 


Správa registratúry

  • centrálna evidencia a procesné spracovanie všetkých Registratúrnych záznamov a Spisov vrátane e-dokumentov prináležiacich k RZ, Spisu
  • podpora pre Správu registratúry na všetky úrovne - Podateľňa, obeh záznamov v organizácii, Registratúrne stredisko, Archív a regálovanie
  • hromadné spracovanie RZ a Spisov (parametre, odstupovanie, zaspisovanie, prideľovanie správy, tlač obálok, spisových obalov, priložených dokumentov, podacích listov, preberacích protokolov ...)
  • hromadné generovanie a rozdeľovník RZ podľa vzorového RZ vrátane prináležiacich dokumentov
  • automatizované preraďovacie a vyraďovacie konania z Príručnej registratúry do Registratúrneho strediska a Archívu
  • osobitná a chránená evidencia v Registratúrnom stredisku a Archíve
  • evidencia pre ľubovoľné doplňujúce štruktúrované údaje (rôzne dátové typy) k RZ a Spisom a nad nimi sofistikované a rýchle vyhľadávanie informácií, klasifikácia RZ
  • zakladače na zoskupovanie záznamov podľa želania užívateľa (zakladače vytvára a záznamy zakladá užívateľ)
  • dynamické zakladače na zoskupovanie záznamov podľa zadaných pravidiel (zakladače vytvára a záznamy zakladá automatika systému)
  • integrovaná tvorba dokumentov na báze Microsoft Office®, OpenOffice, LibreOffice (písomnosti, vzorové šablóny, formuláre ...)
  • centrálne úložisko dát, centrálne zálohovanie a archivácia

 

Elektronická registratúra

  • elektronické schránky ÚPVS (automatizované prepojenie registratúry s elektronickými schránkami)
  • nástroje na riadenie informačnej bezpečnosti (bezpečnostné štandardy v prevádzke IS)
  • elektronické podania (e-maily, e-Podacie hárky, e-schránky ÚPVS ...) - príjem, spracovanie, odosielanie
  • elektronizácia procesov, integrované použitie a overovanie e-podpisov ...
  • publikovanie údajov pre portál
  • chránené okruhy údajov (kryptovanie záznamov a dokumentov) pre segmenty:

- integrovaná tvorba dokumentov (Microsoft Office®, OpenOffice, LibreOffice )
- skenované a importované dokumenty, súbory
- elektronické podania (e-maily, e-podateľne, e-Podací hárok, e-schránky ÚPVS …)
- elektronické formuláre (XML602, Civitas, iPoint, excel-formuláre ...)
- elektronické dokumenty, zaručený elektronický podpis (ZEP)
- karty údajov, atribúty, kategorizácia záznamov
- register Kontaktov

 

Principiálne prínosy pre organizáciu

  • automatizované prepojenie registratúry s elektronickými schránkami ÚPVS
  • úplná evidencia záznamov prichádzajúcich do organizácie a odchádzajúcich z organizácie
  • kontrola stavu spracovania dokumentov (po organizačných jednotkách, za celú organizáciu)
  • unifikovaná, prehľadná a komplexná správa záznamov
  • používanie záväzných štandardov pre písanie dokumentov (centrálne šablóny a formuláre)
  • automatizovaná podpora vyraďovacích konaní podľa platnej legislatívy
  • bezpečný, riadený, protokolárny a trvale monitorovaný pohyb záznamov v rámci organizácie
  • zohľadnenie špecifických požiadaviek zákazníka z hľadiska interných predpisov, metodiky a noriem
  • odborné poradenstvo pri tvorbe internej predpisovej dokumentácie v oblasti Správy registratúry
  • centrálne manažovanie a archivácia e-dokumentov podľa platnej legislatívy
  • automatické ukladanie dokumentov v centrálnom úložisku dát

 

Principiálne funkcionality pre organizáciu

  • komplexná podpora pre spracovanie záznamov v celom rozsahu potrieb Správy registratúry
  • samostatné procesovanie pre Podateľne, Denníky a Výpravne, prepojené až po Registratúrne stredisko a Archív
  • integrované skenovanie dokumentov, OCR rozpoznávanie textov
  • možnosť prezerania, či doplňovania skenovaných dokumentov z každého pracoviska (aj vzdialeného)
  • prepojenie na MS Outlook® (príjem a odosielanie e-mailov, zaevidovanie a archivovanie e-mailov ...)
  • elektronický archív, vyhľadávanie podľa rôznych kritérií, podľa kľúčových slov, sledovanie termínov
  • podpora celého registratúrneho cyklu dokumentu - od podateľne, cez organizačné jednotky a zaspisovanie, odovzdanie do registratúrneho strediska, vyraďovacie konania, sledovanie lehôt a likvidáciu po lehote uloženia
  • workflow (podpora pre pracovné procesy)
  • podpora zaručeného aj nezaručeného elektronického podpisu
  • auditovanie každého jedného dokumentu (kto, čo, kedy s dokumentom urobil)
  • práca so šablónami firemných dokumentov
  • automatické vytváranie verzií dokumentov
  • aplikácia bezpečnostných štandardov v prevádzke
  • ePodací hárok: Podací list môžete pripraviť v Registratúre systému IIS MIS a elektronicky priamo podať na Slovenskú poštu
  • web-služby: systém dáva k dispozícii sadu web-služieb na komplexné spracovanie a procesovanie záznamov a spisov v Registratúre systému IIS MIS (bližšie informácie poskytneme na vyžiadanie)

workfow

 Brožura na stiahnutie...

 

Tento web používa na poskytovanie služieb, personalizáciu reklám a analýzu návštevnosti súbory cookie.