Kalendáre a Plánovač
IIS MIS - Kalendáre a Plánovač
Prierezová agenda systému IIS MIS. Každý manažér sa snaží ušetriť čas nielen sebe, ale aj svojim podriadeným. Každá organizácia k lepšiemu využitiu a organizovaniu pracovného času potrebuje čo najlepšie nástroje na podporou riadenia a plánovania aktivít manažérov a ďalších pracovníkov organizácie.
Nástroje tejto agendy majú za úlohu zefektívňovať prácu podporou riadenia a plánovania aktivít manažérov a ďalších pracovníkov organizácie, a tým ju spríjemňovať, urýchľovať, minimalizujú riziko nedorozumenia, a tým výrazne napomáhajú pracovným aktivitám a činnostiam v organizácii.
Agenda umožňuje aj riadené plánovanie využitia spoločných technických prostriedkov organizácie (autá, projektory, notebooky, zasadačky, hlasovacie zariadenia, ozvučenie …) a podporu pre zabezpečovanie špecializovaných služieb pre osobitné aktivity a akcie organizácie (prezentácie, občerstvenie, prospekty, rôzne tlačoviny ….) – sumárne materiálovo-technické zdroje (ďalej MTZ).
Plánovanie aktivít (zadávanie termínov a pripomenutí užívateľom)
- osobné plánovanie
organizovanie osobných termínov užívateľa na očakávané aktivity, povinnosti, pripomienky, stretnutia, rokovania, konferencie, školenia … - osobné plánovanie v zastúpení
organizovanie osobných termínov za iného užívateľa (napr. sekretárka vedie osobný kalendár vedúceho pracovníka) - plánovanie pre sekretariáty a útvary
organizovanie spoločných termínov pre viacero užívateľov s cieľom uskutočniť napr. poradu, rokovanie, seminár, školenie … - plánovanie k záznamom v agendách
organizovanie osobného termínu užívateľa na potrebné aktivity, povinnosti, pripomienky, činnosti, ap. súvisiace s konkrétnym záznamom v konkrétnej agende (napr. aktivity pre vybavenie registratúrneho záznamu, spisu …) - riadenie materiálnych zdrojov
- riadené využívanie MTZ organizácie napr. autá, zasadačky, notebooky, ap. tým, že sa MTZ priradia k termínu (systém potom sleduje a kontroluje, či nedochádza napr. ku kolíznemu použitiu, atď.)
- riadené zabezpečovanie MTZ pre špecializované služby pre osobitné aktivity a akcie organizácie (občerstvenie, prospekty, rôzne tlačoviny …)
Podpora riadenia (notifikácie systému)
- osobné plánovanie
osobné pripomenutia, ktoré si užívateľ k svojim termínom zaevidoval pre svoje osobné potreby, systém sleduje a pripomína (očakávané aktivity, povinnosti, pripomienky, stretnutia, rokovania …) - osobné plánovanie v zastúpení
osobné pripomenutia, ktoré napr. sekretárka zaevidovala k termínom vedúceho pracovníka, systém sleduje a pripomína vedúcemu pracovníkovi a/alebo sekretárke - organizovanie osobných termínov za iného užívateľa
napr. sekretárka vedie osobný kalendár vedúceho pracovníka - plánovanie pre sekretariáty a útvary
ak sekretárka zadá cez Plánovač spoločný termín pre viacerých účastníkov, potom každému takémuto účastníkovi systém založí jeho „osobný termín“ a k nemu vygeneruje „osobné pripomenutie“, ktoré ihneď pripomenie a sleduje (spoločné termíny pre poradu, rokovanie, seminár, ap. vedúcich pracovníkov, vybraných pracovníkov za úseky organizácie …) - plánovanie k záznamom v agendách
osobné pripomenutia, ktoré si užívateľ k termínom súvisiacim s konkrétnym záznamom v konkrétnej agende (napr. Registratúra, dane, zmluvy …) zaevidoval pre svoje osobné potreby, systém sleduje a pripomína (napr. aktivity pre vybavenie registratúrneho záznamu, spisu …) - riadenie využitia materiálnych zdrojov organizácie
ak užívateľ k termínu priradí aj nejaký MTZ, potom každému zodp. pracovníkovi za tento MTZ systém založí jeho „osobný termín“ a k nemu vygeneruje „osobné pripomenutie“, ktoré ihneď pripomenie a sleduje (rezervácie pre zasadačky, autá, občerstvenie …)
Notifikácie (procesovanie pripomenutí)
Systém evidované pripomenutia sleduje a zobrazuje v on-line režime počas práce užívateľov v systéme IIS MIS. Na on-line zobrazené pripomenutia má užívateľ možnosť priamo reagovať (odložiť, vybaviť, odsunúť).