Registratúra

A.V.I.S. - International Software Distribution & Servis, s.r.o.

 

Systém IIS MIS zabezpečuje komplexnú podporu riešenia činností informačného systému pre elektronický informačný systém na správu registratúry na evidenciu, vybavovanie, obeh, označovanie, vyraďovanie a uschovávanie dokumentov (registratúrne záznamy a spisy) organizácie, pri rešpektovaní platných legislatívnych noriem - zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z.z.

Riešenie je univerzálne použiteľné pre štátny a verejný sektor, privátne a ďalšie organizácie. Riešenie podporuje integrované aplikovanie eGOV služieb (komunikácia verejnosti s organizáciou prostredníctvom internetu (podania, sťažnosti, žiadosti, rozhodnutia a iné listiny)).

Pre Vašu organizáciu ponúkame systém IIS MIS formou služby ako cloudové riešenie. Inými slovami - informačný systém IIS MIS máte možnosť pre svoju organizáciu získať formou služby a takto ušetriť značné vstupné a prevádzkové investície.

Digitálna kancelária

Systém IIS MIS formou služby Digitálna kancelária pre registratúru poskytuje nástroje, ktoré pokrývajú aj činnosti vrátane potrebných tlačových výstupov, zostáv a ďalších procesných spracovaní.

Charakteristiky služby

Vaši referenti podľa pracovného zaradenia získajú prístup k potrebným agendám v rozsahu ako sú zobrazené v tabuľke. S agendami systému IIS MIS budú pracovať prostredníctvom internetu tak rýchlo, kvalitne a bezpečne - ak nie rýchlejšie, kvalitnejšie a bezpečnejšie - ako keby ste mali celý systém inštalovaný vo Vašej organizácii v potrebnej infraštruktúre (na Vašom serveri, vo Vašej sieti, na Vašom sieťovom operačnom systéme ...). ... viac »

Systém sa kontinuálne rozvíja a udržiava - legislatívne aktualizácie, požiadavky zákazníkov, firemný rozvoj.

Poskytnutie služby - prispôsobenie systému na podmienky organizácie

Pri poskytnutí služby Digitálnej kancelárie IIS MIS vykonáme:

  • konfiguráciu systému pre potreby Vášho organizácie
  • migráciu-transformáciu aktuálnych dát (registratúrne záznamy a spisy)
  • autorizáciu pracovníkov do systému (pridelenie prístupových práv)
  • zaškolenie

 

Vlastnosti Elektronickej registratúry

  • centrálna evidencia a procesné spracovanie všetkých Registratúrnych záznamov a Spisov vrátane e-dokumentov prináležiacich k RZ, Spisu
  • podpora pre Správu registratúry na všetky úrovne - Podateľňa, Registratúrne stredisko, Archív a regálovanie
  • hromadné spracovanie RZ a Spisov (parametre, odstupovanie, zaspisovanie, prideľovanie správy, tlač obálok, spisových obalov, priložených dokumentov, podacích listov, preberacích protokolov, ...)
  • hromadné generovanie a rozdeľovník RZ podľa vzorového RZ vrátane prináležiacich dokumentov
  • automatizované preraďovacie a vyraďovacie konania z Príručnej registratúry do Registratúrneho strediska a Archívu
  • osobitná a chránená evidencia v Registratúrnom stredisku a Archíve
  • evidencia pre ľubovoľné doplňujúce štruktúrované údaje (rôzne dátové typy) k RZ a Spisom a nad nimi sofistikované a rýchle vyhľadávanie informácií, klasifikácia RZ
  • zakladače na zoskupovanie záznamov podľa želania užívateľa (zakladače vytvára a záznamy zakladá užívateľ)
  • dynamické zakladače na zoskupovanie záznamov podľa zadaných pravidiel (zakladače vytvára a záznamy zakladá automatika systému)
  • integrovaná tvorba dokumentov na báze Open Office (písomnosti, vzorové šablóny, formuláre, ...)
  • centrálne úložisko dát, centrálne zálohovanie a archivácia

 

Principiálne prínosy pre organizáciu

  • úplná evidencia záznamov prichádzajúcich do organizácie a odchádzajúcich z organizácie
  • kontrola stavu spracovania dokumentov
  • unifikovaná, prehľadná a komplexná správa záznamov
  • používanie záväzných štandardov pre písanie dokumentov (centrálne šablóny a formuláre)
  • automatizovaná podpora vyraďovacích konaní podľa platnej legislatívy
  • odborné poradenstvo pri tvorbe internej predpisovej dokumentácie v oblasti Správy registratúry
  • centrálne manažovanie a archivácia e-dokumentov podľa platnej legislatívy
  • automatické ukladanie dokumentov v centrálnom úložisku dát

 

Principiálne funkcionality pre organizáciu

  • komplexná podpora pre spracovanie záznamov v celom rozsahu potrieb Správy registratúry
  • možnosť prezerania, či doplňovania skenovaných dokumentov
  • elektronický archív, vyhľadávanie podľa rôznych kritérií, podľa kľúčových slov, sledovanie termínov
  • podpora celého registratúrneho cyklu dokumentu - od podateľne, cez organizačné jednotky a zaspisovanie, odovzdanie do registratúrneho strediska, vyraďovacie konania, sledovanie lehôt a likvidáciu po lehote uloženia
  • auditovanie každého jedného dokumentu (kto, čo, kedy s dokumentom urobil)
  • práca so šablónami firemných dokumentov
  • automatické vytváranie verzií dokumentov
  • aplikácia bezpečnostných štandardov v prevádzke

 

Digitálna kancelária IIS MIS Vám ponúkne softvér, ktorý štandardne potrebujete pre vykonávanie svojich každodenných povinností. Tento softvér budete mať k dispozícii ako službu v rámci služieb digitálnej kancelárie, teda ho ani nemusíte kupovať a ani sa o neho nemusíte starať. O všetky inštalácie, aktualizácie, správnu a bezchybnú prevádzku softvéru sa stará služba digitálnej kancelárie (teda špecialisti poskytovateľa tejto služby).

 

Kancelársky balík OpenOffice LibreOffice

Writer a Calc
Slúži na prípravu a editovanie súborov a poskytuje obdobné resp. analogické služby ako Word a Excel.

 

Registre osôb, kontaktov, adries IIS MIS

Register: Fyzické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu fyzických osôb (občanov). Umožňuje evidovať ku každej osobe o.i. zoznamy adries a ďalšie doplňujúce kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy ...).

Register: Živnostníci
Slúži na centrálnu evidenciu živnostníkov t.j. fyzických osôb so živnostenským listom. Umožňuje evidovať ku každej osobe o.i. zoznamy adries a ďalšie doplňujúce kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy ...).

Register: Právnické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu právnických osôb (štátne a neštátne inštitúcie, organizácie, privátne spoločnosti, ap.). Umožňuje evidovať ku každej osobe o.i. zoznamy štatutárov a iných zástupcov, zoznamy adries a ďalšie doplňujúce kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy ...).

Register: Kontakty
Slúži na vytváranie a centrálnu evidenciu priamo a jednoznačne použiteľných kontaktov. Register napr. ku konkrétnemu subjektu z Registra PO umožní vytvoriť jedinečnú konkrétnu adresnú a kontaktnú informáciu - presnú užívateľom usporiadanú štruktúru konkrétnej adresy (napr. oslovenie, meno pracovníka, funkcia, pracovisko, názov organizácie, konkrétna adresa ...), a presnú užívateľom zadefinovanú kontaktnú informáciu (jeden konkrétny e-mail, telefón, mobil, fax ...). Použitie registra významne zefektívňuje, zjednodušuje a urýchľuje prácu užívateľov napr. pri hromadnom vytváraní a odosielaní registratúrnych záznamov, e-mailov, e-podaní, ap. Tento register zároveň voľne zastrešuje aj registre osôb a adries.

Adresáre
Registre osôb a kontaktov umožňujú užívateľom vytvárať a používať pre tieto registre adresáre (verejné, súkromné, skupinové). Do adresárov je možné zoskupovať záznamy daného registra podľa želaného členenia resp. významu (diplomati, sociálna komisia, zastupiteľstvo ...). Jeden záznam registra je možné zaradiť do ľubovoľného počtu adresárov.

Registre: Adresy mimo obce, Adresy zadávané popisom
Slúžia na centrálnu evidenciu adries používaných pre potreby registrov osôb, kontaktov.

 

Elektronická registratúra a Správa registratúry IIS MIS

Elektronická registratúra
Je tvorená súborom modulov, ktoré tvoria nadstavbové integrované elektronické prostredie ku štandardnej Správe registratúry. Zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu organizácie s občanmi a ďalšími inštitúciami. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Napĺňa podmienky pre aplikovanie bezpečnostných štandardov podľa platnej legislatívy. ... viac »

Správa registratúry - Spisy a Denníky registratúrnych záznamov
Zabezpečuje a komplexne podporuje agendu súvisiacu s vykonávaním platnej legislatívy o archívoch a registratúrach. Umožňuje centrálnu evidenciu a spracovanie registratúrnych záznamov a spisov, sledovanie vybavenosti, odstupovanie, ročné uzávierky, vyraďovacie konania a ďalšie činnosti. Dáva k dispozícii integrované použitie dokumentov priamo v registratúrnych záznamoch a spisoch na báze produktov Open Office, skenované dokumenty a iné súbory. Poskytuje špeciálne funkcie pre vysokú automatizáciu vyraďovacích konaní na všetkých stupňoch. Umožňuje evidenciu spisov aj v hierarchicky štruktúrovaných archívnych regáloch. Spravuje a riadi dokumenty počas celého ich životného cyklu v organizácii. Riešenie systému je certifikované posudkom Odboru archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR. ... viac »

 

Kalendáre a Plánovač IIS MIS

Agenda umožňuje aj riadené plánovanie využitia spoločných technických prostriedkov organizácie (autá, projektory, notebooky, zasadačky, hlasovacie zariadenia, ozvučenie, ...) a zabezpečovanie špecializovaných služieb pre osobitné aktivity a akcie organizácie (občerstvenie, prospekty, rôzne tlačoviny,....). Súbor technických prostriedkov a služieb nazývame materiálovo-technické zdroje (ďalej len ”MTZ”). Agenda prináša nasledovné benefity a podporu pre:

  • osobné plánovanie
  • plánovanie pre útvary
  • plánovanie k záznamom v Registratúre, Evidencii zmlúv, saldokontných agendách (DzN, Psy, TKO, ...) a ďalších agendách
  • riadenie využítia materiálnych zdrojov organizácie

 

Spracovanie čiarových kódov IIS MIS

Nástroje modulu majú za úlohu zefektívňovať práce, ktoré súvisia predovšetkým s hromadným spracovaním tlačových výstupov (dokumenty, listiny, rozhodnutia, tlač adries na obálky (obyčajné, doporučené s doručenkou, ...)).

 

Odkazy IIS MIS

Agenda trvale eviduje všetky odkazy, ktoré užívateľ obdrží v prostredí systému. Odkazy systém notifikuje-oznamuje priamo počas práce užívateľa, resp. pri prihlásení. K vlastnostiam patrí napr.:

  • evidencia došlých oznamov pre konkrétneho užívateľa
  • automatické upozornenie na nové došlé oznamy
  • trvalá evidencia histórie všetkých odkazov
  • výbery podľa neprečítaných, prečítaných resp. všetkých oznamov
  • zoraďovacie, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Calcu (ako Excel)

 

Integrovaná tvorba dokumentov je podporovaná na báze produktov Microsoft Office® (Word, Excel) a OpenOffice, LibreOffice (Writer, Calc). Systém podporuje a umožňuje evidenciu dokumentov ku konkrétnym databázovým záznamom (skenované dokumenty, texty, obrázky, ap.) pre jednotlivé agendy Registratúry (registratúrne záznamy, spisy ...). K ďalším najvýznamnejším parametrom práce a funckionalitám patrí disponibilita a podpora pre...

viac informácií...

 

Tento web používa na poskytovanie služieb, personalizáciu reklám a analýzu návštevnosti súbory cookie.