IIS MIS - Registratúra
IIS MIS - Elektronický informačný systém na správu registratúry
Elektronická registratúra zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu organizácie s ďalšími inštitúciami a klientmi. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Umožňuje elektronické podania prostredníctvom web-stránok, e-mailov a inteligentných e-formulárov s platnou právnou relevanciou a automatizovaným prijatím podania. Napĺňa podmienky pre bezpečnostné štandardy podľa platnej legislatívy.
Správa registratúry poskytuje prostredie pre komplexný výkon štandardnej správy registratúry a súvisiace spracovávanie a obeh dokumentov. Rieši komplexnú problematiku procesov súvisiacich s legislatívnymi normami upravujúcimi archívnictvo a správu registratúry, spravuje a riadi dokumenty počas celého ich životného cyklu v organizácii (registratúrne záznamy, spisy, podateľňa, registratúrne stredisko, archív, …). Softvérové riešenie rešpektuje všetky legislatívne normy upravujúce archívnictvo a správu registratúry a je certifikované posudkom Odboru archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR. Systém má aj certifikát o posúdení na zhodu s požiadavkami Výnosu MV SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
Riešenie je univerzálne použiteľné pre štátny a verejný sektor, samosprávy, privátne a ďalšie organizácie. Riešenie podporuje integrované aplikovanie eGOV služieb.
Správa registratúry
- centrálna evidencia a procesné spracovanie všetkých Registratúrnych záznamov a Spisov vrátane e-dokumentov prináležiacich k RZ, Spisu
- podpora pre Správu registratúry na všetky úrovne – Podateľňa, obeh záznamov v organizácii, Registratúrne stredisko, Archív a regálovanie
- hromadné spracovanie RZ a Spisov (parametre, odstupovanie, zaspisovanie, prideľovanie správy, tlač obálok, spisových obalov, priložených dokumentov, podacích listov, preberacích protokolov …)
- hromadné generovanie a rozdeľovník RZ podľa vzorového RZ vrátane prináležiacich dokumentov
- automatizované preraďovacie a vyraďovacie konania z Príručnej registratúry do Registratúrneho strediska a Archívu
- osobitná a chránená evidencia v Registratúrnom stredisku a Archíve
- evidencia pre ľubovoľné doplňujúce štruktúrované údaje (rôzne dátové typy) k RZ a Spisom a nad nimi sofistikované a rýchle vyhľadávanie informácií, klasifikácia RZ
- zakladače na zoskupovanie záznamov podľa želania užívateľa (zakladače vytvára a záznamy zakladá užívateľ)
- dynamické zakladače na zoskupovanie záznamov podľa zadaných pravidiel (zakladače vytvára a záznamy zakladá automatika systému)
- integrovaná tvorba dokumentov na báze Microsoft Office®, OpenOffice, LibreOffice (písomnosti, vzorové šablóny, formuláre …)
- centrálne úložisko dát, centrálne zálohovanie a archivácia
Elektronická registratúra
- elektronické schránky ÚPVS (automatizované prepojenie registratúry s elektronickými schránkami)
- nástroje na riadenie informačnej bezpečnosti (bezpečnostné štandardy v prevádzke IS)
- elektronické podania (e-maily, e-Podacie hárky, e-schránky ÚPVS …) – príjem, spracovanie, odosielanie
- elektronizácia procesov, integrované použitie a overovanie e-podpisov …
- publikovanie údajov pre portál
- chránené okruhy údajov (kryptovanie záznamov a dokumentov) pre segmenty:
– integrovaná tvorba dokumentov (Microsoft Office®, OpenOffice, LibreOffice )
– skenované a importované dokumenty, súbory
– elektronické podania (e-maily, e-podateľne, e-Podací hárok, e-schránky ÚPVS …)
– elektronické formuláre (XML602, Civitas, iPoint, excel-formuláre …)
– elektronické dokumenty, zaručený elektronický podpis (ZEP)
– karty údajov, atribúty, kategorizácia záznamov
– register Kontaktov
Principiálne prínosy pre organizáciu
- automatizované prepojenie registratúry s elektronickými schránkami ÚPVS
- úplná evidencia záznamov prichádzajúcich do organizácie a odchádzajúcich z organizácie
- kontrola stavu spracovania dokumentov (po organizačných jednotkách, za celú organizáciu)
- unifikovaná, prehľadná a komplexná správa záznamov
- používanie záväzných štandardov pre písanie dokumentov (centrálne šablóny a formuláre)
- automatizovaná podpora vyraďovacích konaní podľa platnej legislatívy
- bezpečný, riadený, protokolárny a trvale monitorovaný pohyb záznamov v rámci organizácie
- zohľadnenie špecifických požiadaviek zákazníka z hľadiska interných predpisov, metodiky a noriem
- odborné poradenstvo pri tvorbe internej predpisovej dokumentácie v oblasti Správy registratúry
- centrálne manažovanie a archivácia e-dokumentov podľa platnej legislatívy
- automatické ukladanie dokumentov v centrálnom úložisku dát
Principiálne funkcionality pre organizáciu
- komplexná podpora pre spracovanie záznamov v celom rozsahu potrieb Správy registratúry
- samostatné procesovanie pre Podateľne, Denníky a Výpravne, prepojené až po Registratúrne stredisko a Archív
- integrované skenovanie dokumentov, OCR rozpoznávanie textov
- možnosť prezerania, či doplňovania skenovaných dokumentov z každého pracoviska (aj vzdialeného)
- prepojenie na MS Outlook® (príjem a odosielanie e-mailov, zaevidovanie a archivovanie e-mailov …)
- elektronický archív, vyhľadávanie podľa rôznych kritérií, podľa kľúčových slov, sledovanie termínov
- podpora celého registratúrneho cyklu dokumentu – od podateľne, cez organizačné jednotky a zaspisovanie, odovzdanie do registratúrneho strediska, vyraďovacie konania, sledovanie lehôt a likvidáciu po lehote uloženia
- workflow (podpora pre pracovné procesy)
- podpora zaručeného aj nezaručeného elektronického podpisu
- auditovanie každého jedného dokumentu (kto, čo, kedy s dokumentom urobil)
- práca so šablónami firemných dokumentov
- automatické vytváranie verzií dokumentov
- aplikácia bezpečnostných štandardov v prevádzke
- ePodací hárok: Podací list môžete pripraviť v Registratúre systému IIS MIS a elektronicky priamo podať na Slovenskú poštu
- web-služby: systém dáva k dispozícii sadu web-služieb na komplexné spracovanie a procesovanie záznamov a spisov v Registratúre systému IIS MIS (bližšie informácie poskytneme na vyžiadanie)
Integrovaná tvorba dokumentov je podporovaná na báze produktov Microsoft Office® (Word, Excel) a OpenOffice, LibreOffice (Writer, Calc). Systém podporuje a umožňuje evidenciu dokumentov ku konkrétnym databázovým záznamom (skenované dokumenty, texty, obrázky, ap.) pre jednotlivé agendy Registratúry (registratúrne záznamy, spisy …). K ďalším najvýznamnejším parametrom práce a funckionalitám patrí disponibilita a podpora pre.
Viac informácií.