Dokumenty a DMS

A.V.I.S. - International Software Distribution & Servis, s.r.o.

 

Dokumenty a Centrálne úložisko dokumentov (DMS)

DMS (Document Management System) predstavuje skupinu osobitných nástrojov systému na systémom riadené ukladanie a evidenciu dokumentov v centrálnom úložisku dát v prostredí databáz systému, ktoré boli zadané ku konkrétnym agendovým záznamom systému IIS MIS (dokumenty k registratúrnym záznamom, spisom, dokumenty k záznamom subjektov daní a poplatkov, dokumenty k záznamom saldokonta (platobné výmery, sankcie, výzvy ...), ap.). Modul podporuje všetky súborové formy dokumentov, ktoré podporuje operačný systém daného PC (Word, Excel, Outlook, Writer, Calc, Powerpoint, skenované dokumenty, texty, obrázky, ap.), poskytuje nástroje na administráciu dokumentov centrálneho úložiska (presúvanie, archivácia, kryptovanie ap.). Pri prevádzke modulu Chránené okruhy dokumentov sú súbory automaticky kryptované modernými súčasne používanými štandardami v IT, čím DMS poskytuje prostredie pre zamykanie údajov a ich ochranu v zmysle bezpečnostných štandardov.

Integrovaná tvorba dokumentov

Integrovaná tvorba dokumentov je podporovaná na báze produktov Microsoft Office® (Word, Excel) a OpenOffice, LibreOffice (Writer, Calc). Systém podporuje a umožňuje evidenciu dokumentov ku konkrétnym databázovým záznamom (skenované dokumenty, texty, obrázky, ap.) pre jednotlivé agendy systému (registratúrne záznamy, spisy, dane a poplatky ...). Integrovaná je aj priama podpora pre prácu v prostredí produktu Microsoft SharePoint®. K ďalším najvýznamnejším parametrom práce a funckionalitám patrí disponibilita a podpora pre:

  • dokumenty štandardné (vytvára užívateľ v prostredí systému)
  • šablóny (vzory vytvorené zákazníkom pre unifikáciu tvorby dokumentov s využítím databázových informácií, kariet údajov a atribútov)
  • etalóny (vzory dodané producentom pre podporu tvorby šablón)
  • užívateľsky orientovaná cieľová ponuka zoznamu šablón
  • ukladanie všetkých typov súborov, ktoré podporuje operačný systém daného PC
  • skenovanie a párovanie k registratúrnym záznamom
  • OCR (optical character recognition)
  • import / export súborov a dokumentov
  • karty údajov a atribúty (užívateľmi definované štruktúry údajov)
  • čiarové kódy (tlač a rozpoznávanie)
  • fulltextové vyhľadávanie
  • kopírovanie a vkladanie
  • konverzie na formát PDF
  • hromadné spracovanie a tlač
  • zamykanie a automatické kryptovanie
  • auditovanie, história, obnova, vlastníci
  • komprimovanie
  • workflow
  • elektronický podpis (aj zaručený) - podpisovanie a overovanie

 

IIS MIS - Kryptovanie dokumentov

Všetky dokumenty uložené v centrálnom úložisku dát systém automaticky kryptuje (ukladá v zašifrovanej podobe) a komprimuje. Obsah dokumentov je nečitateľný, a zobraziť (tj. otvoriť a prečítať) dokument príp. manipulovať s dokumentom (zmazať, aktualizovať, exportovať ...) môže len autorizovaný užívateľ (obsah neprečítajú ani administrátori ani producent systému).


Chránené okruhy dokumentov

Modul v súlade so Zákonom o informačných systémoch verejnej správy (ISVS) umožní evidovať (a následne administrovať) tzv. Okruhy dokumentov (zmluvy, perso-agenda, obchodné prípady, osvedčenia o povesti občanov ...). Každý okruh môže mať osobitné heslo (kľúč) pre dokumenty v ňom zaradené. Systém zabezpečí, že s dokumentom chráneným heslom bude môcť pracovať iba taký užívateľ, ktorý je zaradený v relevantnom Okruhu dokumentov a naviac musí poznať aj heslo-kľúč pre daný Okruh dokumentov. Neautorizovaní užívatelia (ani administrátor, ani dodávateľ a ani producent systému) nemajú možnosť zamknutý dokument čítať ani inak s ním pracovať (zo systému exportovať, e-mailovať, editovať, ap.). Modul teda umožní špeciálnu ochranu Okruhov dokumentov pred neautorizovanými užívateľmi. Modul poskytuje prostredie pre zamykanie údajov pre ochranu v zmysle bezpečnostných štandardov (dokumenty, Karty údajov, registratúrne záznamy, Kontakty, atribúty ...).

Príklad aplikovania v praxi – použitie v registratúre: Štandardný dokument (list, faktúra, objednávka, bankový výpis, sťažnosť, mzdový list, perso-agenda, výmer, rozhodnutie, zoskenované dokumenty, ap.) priradený k registratúrnemu záznamu (pošta) má možnosť "prezerať", "aktualizovať", "manipulovať" (zmazanie, export prepísanie, kopírovanie, ap.) každý užívateľ autorizovaný na to pracovisko organizačnej štruktúry, kde sa registratúrny záznam práve nachádza. Pre prípad, že dokument je zamknutý v Okruhu dokumentov, systém akýkoľvek dostup k dokumentu umožní iba osobitne autorizovaným užívateľom daného Okruhu alebo Skladu. Táto funkcionalita je v systéme IIS MIS univerzálna, a vzťahuje sa aj na dokumenty v ostatných agendách (dane, poplatky, zmluvy, prenájmy, registre osôb, register kontaktov ...).
Sklad okruhov

Modul umožní v súlade so Zákonom o ISVS aplikovať užívateľom systému IIS MIS zjednodušený prístup konkrétneho užívateľa k viacerým Okruhom chránených dokumentov cez jediný osobný kľúč. Užívateľ namiesto zadávania osobitného kľúča-hesla konkrétneho Okruhu dokumentov zadáva iba heslo svojho Skladu. V praxi to znamená, že užívateľ si pamätá iba jedno "svoje vlastné" heslo – heslo svojho Skladu a jednotlivé Okruhy dokumentov, na ktoré je autorizovaný, si sprístupňuje cez heslo Skladu. Oprávnený užívateľ - napr. sekretárka - môže mať takto k dispozícii dostup k rozličným okruhom dokumentov organizácie cez svoj jediný vlastný kľúč, čo výrazne zjednodušuje jej prácu.

IIS MIS - Centrálna správa šablón

Modul poskytuje nástroje pre centrálnu administráciu etalónov (vzory dodané producentom) a šablón (vzory vytvorené zákazníkom) systému pre úradné listiny, tlačivá, korešpondenciu, ap.. Umožňuje integrované editovanie vzorových tlačív a tlačových výstupov na báze produktov Microsoft Office®, OpenOffice, LibreOffice.

 

Tento web používa na poskytovanie služieb, personalizáciu reklám a analýzu návštevnosti súbory cookie.