e-GOV služby
IIS MIS - eGOV služby a Elektronické podania
eGOV služby a Elektronické podania
Elektronická registratúra systému IIS MIS zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu organizácie s občanmi a ďalšími inštitúciami. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Umožňuje spracovať elektronické podania realizované prostredníctvom web-stránok, e-schránok a e-formulárov ÚPVS, e-mailov s platnou právnou relevanciou a automatizovaným prijatím podania až do úrovne vecnej agendy systému IIS MIS (do Registratúry, do Daní z nehnuteľností …). Poskytuje prostredie pre komplexný výkon štandardnej správy registratúry a súvisiace spracovávanie dokumentov.
Systém IIS MIS umožňuje automatizované spracovanie elektronických podaní pre príjem a odosielanie registratúrnych záznamov (vrátane možnosti použitia zaručeného elektronického podpisu, zaručeného mandátneho podpisu a elektronickej pečate podľa platnej legislatívy, spracovanie e-mailov, e-formulárov, e-schránok ÚPVS …) s využitím možností kombinovaného procesu (napr. konkrétny registratúrny záznam (poštu) umožní vopred poslať e-mailom a následne poslať písomne) pre sólo alebo aj hromadné podania. Pri elektronických podaniach systém automaticky akceptuje a použije elektronické adresy zadané v Registri kontaktov systému IIS MIS. Všetky uvedené procesy sa realizujú s priamym prepojením na Elektronickú registratúru resp. priamo v subsystéme Elektronická registratúra.
Elektronická registratúra systému IIS MIS poporuje automatické párovanie potvrdení respondentov a podporuje aj automatizované procesovanie podaní prostredníctvom certifikovanej e-Podateľne na ÚPVS. Podania zaevidované ako Žiadosti podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám systém umožní spracovávať osobitne konfigurovateľným režimom.
Integrácia na portál ÚPVS (elektronické schránky)
Balík služieb ÚPVS (www.slovensko.sk) umožňuje realizovať podania resp. komunikáciu prostredníctvom elektronických schránok ÚPVS (Ústredného portálu verejnej správy). Zákon o eGovernmente ustanovil zavedenie nového prístupu komunikácie orgánov verejnej moci medzi sebou a voči občanom a právnickým osobám a to prostredníctvom elektronických schránok ÚPVS. Pre takéto prípady Elektronická registratúra systému IIS MIS poskytuje špeciálny interfejs – softvérovú aplikáciu Elektronický konektor – na integráciu Elektronickej registratúry systému IIS MIS s portálom ÚPVS.
Elektronický konektor automatizovane zabezpečí:
– príjem záznamov zo schránky organizácie do registratúry (došlé, odoslané správy)
– odosielanie záznamov z registratúry do schránok s podporou CUD
– príjem a napárovanie technických správ (elektronické doručenky, potvrdenia o e-podpise …)
– prepojenie na MDURZ (dlhodobé uloženie záznamov a dokumentov na ÚPVS)
Prepojenie na MDURZ
Prepojenie systému IIS MIS na MDURZ zabezpečuje automatické ukladanie dokumentov z elektronickej registratúry IIS MIS do modulu MDURZ portálu ÚPVS a ich uchovávanie až do momentu vyraďovacích konaní príslušných registratúrnych záznamov.
Prepojenie na CUD
Prepojenie systému IIS MIS na CUD umožňuje realizovať doručovanie úradných dokumentov prostredníctvom služby modulu elektronického doručovania portálu ÚPVS – Centráne úradné doručovanie (CÚD) priamo zo systému IIS MIS.
Elektronické formuláre ÚPVS
Elektronické formuláre (e-formuláre) vyplnené a podané organizáciami alebo inštitúciami prostredníctvom portálu ÚPVS resp. prostredníctvom web-stránok organizácií systém IIS MIS umožní automatizovane prijať do registratúry (vrátane kompletnej XML štruktúry údajov zadaných do formulára) a príp. ďalej procesne spracovať (napr. až do agendy príslušného referátu). Autentifikácia e-formulára sa vykoná na základe použitého elektronického podpisu.
E-mailové podania
Elektronická registratúra systému IIS MIS umožňuje e-maily, ktoré prichádzajú na Vašu organizáciu (napr. Žiadosti podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám, iné žiadosti, podania …) automatizovane prevziať a zaevidovať v registratúre ako regulárne došlé registratúrne záznamy, a to priamo až na úrovni konkrétnej organizačnej jednotky (zodp. referent dostane automatickú notifikáciu o pošte). Samozrejme platí, že aj registratúrne záznamy zaevidované v registratúre na odoslanie (napr. poštou) môže oprávnený užívateľ priamo odoslať ako regulárny e-mail (jednotlivo aj hromadne). Príjem a odosielanie e-mailov je možné realizovať automatizovane (prostredníctvom mailového servera organizácie) alebo osobne (prostredníctvom MS Outlook na konkrétnom počítači užívateľa). Na ošetrenie spamov ap. zareaguje štandardný mailový server Vašej organizácie.
PDF formuláre a Excel formuláre
Počas automatizovaného prijímania e-mailov do registratúry systém IIS MIS kontroluje, či prílohy obsahujú tzv. „kvalifikované“ PDF-formuláre alebo Excel-formuláre, tieto potom automaticky načíta do Kariet daného registratúrneho záznamu (RZ). Takto aktualizované Karty RZ je možné následne využiť na najrozličnejšie účely. Modul počas procesu odosielania e-podaní z Elektronickej registratúry systému IIS MIS dokáže vytvoriť prílohu e-mailov vo forme PDF alebo Excel formulára, ktorý systém automatizovane vytvorí a vyplní potrebnými údajmi (naplní údaje z detailu RZ, údaje z hodnotových atribútov RZ, z Kariet údajov pre RZ, údaje zo spisu …). Prijímajúci subjekt – adresát (nemusí mať systém IIS MIS) obdrží takýto RZ ako klasický e-mail (napr. cez Outlook), ktorý bude mať ako prílohu jeden príp. viac klasických PDF alebo excel súborov.